Vergaderlocatie boeken: tips van assistants

Les 1 bij het boeken van een vergaderlocatie is: vertrouw nooit blindelings op een mooie website en de uitspraak: ‘Wij regelen alles voor u’. Een locatie weet namelijk niet wat jouw wensen zijn, en kent jouw organisatie niet. Vier secretaresses en een congresmanager vertellen waar zij op letten bij het boeken van een locatie, en geven tips.

Zorg en aandacht

De ene vergadering is de andere niet. Zelfs het boeken van een vergadering voor een kleine groep vraagt zorg en aandacht. Managementassistent Annemieke de Wit heeft in het verleden regelmatig vergaderlocaties geboekt voor vier personen. “Dit waren de vergaderingen van het managementteam. Mt-leden hebben het altijd druk, dus ik deed er alles aan om het hen zo gemakkelijk mogelijk te maken”, vertelt ze. Ze koos voor zeer goed bereikbare locaties met voldoende parkeerruimte bij de ingang. “Ik sprak met de locatie af dat zij alles klaarzetten, zoals verse koffie en thee, en eventueel blocnotes en pennen”, vertelt ze. “Ik vroeg hen zelfs om de beamer alvast aan te zetten. Het moest net lijken alsof ik voorafgaand aan de vergadering nog even langs was geweest om de puntjes op de i te zetten. Zo konden de mt-leden meteen aanschuiven, en starten met vergaderen.”

Verrassend

Bij andere vergaderingen is het leuk en belangrijk om de deelnemers ergens mee te verrassen. “Voor onze brainstormsessies boek ik regelmatig locaties in een natuurlijke omgeving, zodat de deelnemers tussendoor even kunnen wandelen”, vertelt Riet Schuppert, secretaresse bij ING Nederland. “Een locatie heeft ons wel eens positief verrast door wandelroutes klaar te leggen.” Schuppert is tevens regioteamlid van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses (NVD). In beide functies boekt ze regelmatig locaties. Ze zorgt ervoor dat de reguliere zaken op orde zijn, zoals de techniek en de catering. Daarnaast voegt ze vaak een verrassend element toe. “Voor een grote landelijke bijeenkomst hebben we een keer gezorgd voor een warm ontvangst op de parkeerplaats. Twee hostessen vertelden de gasten waar ze konden parkeren, en hielpen hen met inparkeren. Ook hebben we wel eens een bijeenkomst georganiseerd in een oude herberg. Bij de ingang stonden vuurkorven, en de gasten werden ontvangen met een borrel. Die details zorgen ervoor dat je al leuk binnenkomt.” Schuppert bedenkt dit soort elementen samen met de locatie. “Iedere locatie heeft weer iets anders te bieden, en samen kom je tot betere ideeën.”

“Ik brainstorm met de chef-kok over een creatief diner”

Creativiteit

Ook Jeannette van Namen, congresmanager van JvN Congres Management, vertelt dat elke vergadering anders is. De ene keer combineert ze een vergadering met een workshop kaasmaken op een boerderij. Een volgende keer organiseert ze een zeer exclusieve vergadering in een boardroom. “Voor elke vergadering geldt dat de basiselementen gegarandeerd op orde moeten zijn”, vertelt Van Namen. “Dus de routing moet kloppen, mensen moeten snel hun jas kwijt kunnen, mensen moeten tot rust kunnen komen met een kopje koffie en de techniek moet werken. Dit lijken simpele dingen. Toch zit ik er bovenop, omdat het anders fout gaat. Het is storend als de medewerkers bij de receptie niet weten in welke zaal je moet zijn, of als je lang moet wachten bij de registratiebalie. Die ergernissen blijven je bij.” Daarnaast zorgt ze altijd voor verrassende elementen. Dit kan iets groots zijn, zoals een rondleiding door Sportcentrum Papendal bij een ledenvergadering van een sportbond. Maar vaak gaat het juist om de details, zoals een lekkere bonbon voor bij de koffie, of een stukje fruit tussendoor. “Als een vergadering gecombineerd wordt met een diner, maak ik altijd een afspraak met de chef-kok van de locatie. Samen komen we op leuke ideeën, zoals een aardbei gedoopt in chocolade. Het hoeft niet veel te kosten. Het gaat om de creativiteit.”

Bijzondere locatie

Mariëlle van de Moosdijk, secretaresse bij de gemeente Oirschot, zoekt voor de heidagen altijd bijzondere locaties binnen haar eigen gemeente. De deelnemers van de vergadering willen telkens ergens anders vergaderen, en de locatie hoeft geen horecagelegenheid te zijn. “Voor mij is het belangrijk dat de locatie wel geschikt is voor een vergadering”, vertelt ze. “Dus het mag niet te warm, te koud of te rumoerig zijn. We hebben bijvoorbeeld wel eens gekeken naar een zaal bij een historische watermolen. De plek was prachtig, maar de zaal was in een kelder. Voor een vergadering was dat te donker.” Van de Moosdijk controleert bovendien altijd of de zaal wel legaal verhuurd wordt. “Soms mag een zaal niet verhuurd worden volgens het bestemmingsplan. Het is niet correct als het College daar vergadert.” Van de Moosdijk heeft nu een vergadering geboekt in een bedrijven verzamelgebouw voor zzp’ers. “Het is een open gebouw met een mooi uitzicht”, vertelt ze. “Er is een geen beamer en geen catering. Maar de secretaris vertelde me dat het gezelschap nooit een beamer nodig heeft. En ik laat de broodjes bezorgen. Het nadeel van deze zaal is dat anderen de gesprekken misschien kunnen horen. Daarom heb ik afgesproken dat we ook gebruik kunnen maken van een meer afgesloten ruimte voor het bespreken van vertrouwelijke zaken.”

Goede stoelen

Marja Ligtenberg, managementassistent bij het Kadaster, let voor haar vergaderingen vooral op praktische zaken. “Alle deelnemers hebben een business card van de NS”, vertelt ze. “Dus de locaties moeten goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer.” Daarnaast vindt ze het belangrijk dat er goede koffie en thee geschonken wordt, en dat er comfortabele stoelen zijn. “Een vergadering duurt vaak een paar uur. Dus goede stoelen zijn echt een must.” Ligtenberg notuleert de vergaderingen zelf. Ze vindt het storend als een ruimte te krap is, of als ze vooraf moet schuiven met tafels. Daarom besteedt ze in het vooroverleg veel aandacht aan de opstelling. “Soms kan ik me moeilijk voorstellen hoe een opstelling er in de praktijk uitziet. Een locatie heeft dat wel eens opgelost door me een foto te sturen.”

“Vraag naar de ervaringen van anderen via social media”

Social media

Het is altijd prettig om een locatie vooraf te zien. Daarom doet Ligtenberg wel eens mee aan rondleidingen op locaties. Ook komt ze met nieuwe locaties in contact tijdens de bijeenkomsten van de NVD. “Tijdens een gesprek met een vertegenwoordiger van een locatie merk ik of we op één lijn zitten. Vervolgens kijk ik altijd op de website om te zien of de locatie het juiste kwaliteitsniveau heeft.”
Het is niet altijd mogelijk om een locatie vooraf te bezoeken. De Wit zegt dat het daarom raadzaam is om ook social media te gebruiken: “Een collega in het oosten van het land heeft wel eens een oproep geplaatst, waarin ze vroeg of iemand ervaringen had met een restaurant in de Randstad. Ik heb daarop gereageerd, want ik ken die locatie goed. Ik kon haar vertellen dat het restaurant goed bereikbaar is, en dat mijn mt-leden erg positief waren over het eten. Het is goed om elkaar te helpen, want we letten allemaal op dezelfde dingen. En misschien heb ik een keer een locatie nodig in een andere uithoek van het land. Het is fijn als een collega mij daarbij kan helpen.”

“Het lag gevoelig om het portret van Hare Majesteit op de grond te zetten. Die zaken moet je vooraf signaleren”

Risico

Het is goed mogelijk om een locatie te boeken, zonder deze vooraf te zien. Toch merkt vrijwel iedereen dat je daarmee het risico loopt dat er iets tegenvalt. “Op een website ziet alles er perfect uit”, zegt Schuppert. “Op de locatie zie je pas of je hartelijk ontvangen wordt, en of alles er schoon en verzorgd uitziet.” Van de Moosdijk heeft wel eens een locatie met lunch geboekt voor de personeelsvereniging. Ze had zich niet gerealiseerd dat de locatie een staande lunch bedoelde. Er waren dus niet voldoende zitplaatsen voor iedereen. Ook de anderen hebben dit soort verhalen. Zo moest Van Namen een keer een schilderij van de muur halen, omdat een projectie anders niet mogelijk was. “Het lag gevoelig om Hare Majesteit op de grond te zetten. Dus die zaken moet je vooraf signaleren.”

Attent

Toch is iedereen ook wel eens positief verrast door een locatie, bijvoorbeeld met een bijzonder lekkere lunch of een zeer verzorgde uitstraling. “Uitzonderlijk vriendelijk en attent personeel doet me altijd goed”, vertelt Van Namen. “Soms kom ik op locaties waar de medewerkers mij nog herkennen. Ze ontvangen me met een praatje. Vervolgens hoor ik een manager tegen een medewerker zeggen: houd haar in de gaten, want zij is vandaag verantwoordelijk. Die oplettendheid en dat persoonlijke contact geeft mij echt iets extra’s.”

Tips

– Houd rekening met verkeersdrukte
Een locatie aan het strand kan prachtig zijn. Maar op een zomerse dag staat iedereen in de file om er te komen.

– Bezoek vooraf de locatie
Zo proef je de sfeer en zie je je contactpersoon.

– Stuur een draaiboek toe
Zorg dat de locatie exact weet hoe de dag gaat verlopen.

– Dubbelcheck alles
Je wil niet meemaken dat een locatie per ongeluk de verkeerde datum heeft geboekt.

– Maak heldere prijsafspraken
Zijn de koffie en de thee inbegrepen? Of krijg je daarvan een forse rekening achteraf? Check de kleine lettertjes en maak goede afspraken.

– Zorg zelf voor de juiste kabels en verlengkabels
Locaties hebben tegenwoordig goede technische faciliteiten. Toch is het altijd goed om alles achter de hand te hebben.

– Vraag naar dieetwensen
Zo kan de keuken vooraf rekening houden met allergieën.

– Houd contact met de verantwoordelijke managers
Een vergadering kan uitlopen. Met een sms-je naar de food &beverage-manager voorkom je dat de lunch verpietert.

– Informeer de gasten over de parkeerkosten
Gasten schrikken als ze na een vergadering €17,50 moeten betalen voor een uitrijkaart. Maar het afkopen van de parkeerkosten is erg duur. Dus zet in koeienletters op de uitnodiging dat je adviseert om met het openbaar vervoer te komen, omdat de parkeerkosten voor eigen rekening zijn.

Auteur: Maaike Tindemans


Managementsupportaccommodaties.nl helpt u bij het vinden van de juist vergaderlocatie. Wilt u vergaderen met een kleine groep of juist met een groot gezelschap? Hier kunt u door middel van een eenvoudige selectie de vergaderruimte van uw wens bekijken. Het is ook mogelijk om direct een prijs op te vragen van de locatie van uw keuze voor uw meeting of congres. Diverse zalen bieden ook de mogelijkheid om te overnachten eventueel met lunch, diner of ontbijt.